Bueno, pues tal y como hemos hablado en el rincón de las estilográficas, inicio este tema para que todos aquéllos que estamos interesados en el “bullet journaling” podamos compartir información, experiencias de uso o consultar dudas al respecto.
Para el que no sepa qué es el bullet journaling (yo lo he aprendico hace poquísimo y me ha interesado inmediatamente) es una forma de llevar organizar una libreta de notas de forma que podamos llevar un diario, una agenda y todo tipo de anotaciones en una misma libreta, de forma que sea además fácil encontrar la información y reorganizar la libreta añadiendo nuevos apartados.
Las anotaciones de citas, eventos, tareas o simples anotaciones de ideas se realizan empleando un símbolo que les precede y el texto a continuación, empleando unos símbolos prefijo para destacar las que son urgentes o las que consideramos ideas importantes o destacadas, las tareas en curso o completadas o las tareas o citas que se han movido a otras fechas.
Para poder dar esa flexibilidad y encontrar la información con facilidad se numeran las páginas a medida que se utilizan y se reservan unas páginas iniciales para la creación de un índice al que iremos añadiendo los apartados con indicación de la hoja en donde se encuentran, a medida que añadimos apartados o continuamos un apartado en otra parte de la libreta por haber agotado el espacio reservado inicialmente para esa libreta.
El bullet journaling fue desarrollado por Ryder Caroll, un programador americano, basándose en el método de anotación que fue desarrollando durante varios años, desde su época de estudiante.
Ha escrito un libro al respecto que se puede encontrar en amazon u otras llibrerías online (también en español) y mantiene un sitio web al respecto donde también organiza cursos (en inglés).
Si uno busca “bullet journal” por internet empiezan a surgirle ejemplos y propuestas de mucha gente con elaboradas hojas llenas de complejos dibujos, más propias de un bloc de dibujo que de una agenda.
Pero el bullet journaling no va de eso, va de tener un sitio centralizado donde apuntar toda la información que consideremos relevante, de forma que podamos organizar nuestro día a día, llevar control de nuestra actividad y tareas empezadas o pendientes y proporcionar herramientas para localizar esa información en un futuro rápidamente, y poder recapacitar sobre lo que hemos hecho anteriormente y analizarlo para plantearnos posibles mejoras en nuestra forma de actuar o replantearnos objetivos o prioridades futuras.
Nada tiene que ver con una libreta llena de preciosos dibujitos ni llena de iconos. NO hay nada en contra de ellos si disfrutamos haciéndolo y tenemos tiempo para ello. Pero podemos conseguir exactamente lo mismo con símbolos básicos que cualquiera puede trazar y que no requieren apenas tiempo a la hora de emplearlo. Eso será lo que hará efectivo su empleo.
Luego lo que lo querasmo adornar cuando tengamos tiempo y ganas, quedará a nuesto albedrío. Siempre que esos adornos sean opcionales y no se requieran para hacer una simple anotación.
Como digo la gran ventaja del sistema es que resulta flexible, puedes adaptarlo a diferentes necesidades a medida que cambian tus necesidades o tus criterios de cómo organizarte.
Para lograr esa flexibilidad el sistema tiene unos principios fundamentales:
- Las páginas se van numerando, si no vienen ya numeradas las puedes numerar al principio cuando abres la libreta, o bien a medida que vas gastando hojas, siguiendo una numeración correlativa.
- Las primeras dos hojas (o alguna más si se considera necesario) se dejan para ir apuntando el índice.
- La siguiente página o dos páginas se usa para la leyenda: apuntar el significado de los símbolos empleados en la agenda/diario, el utilizado para citas, notas, tareas, destacar las urgentes,etc.
- A continuación se vendrán las colecciones. Una colección es una página o conjunto de páginas (consecutivas o no). Cuando se crea una colección o apartado nuevo, en la parte de arriba de la hoja se pone el encabezado con el nombre de la colección, y en la página del índice se poner la hoja donde comienza un guión y la hoja donde finaliza (9-13) por ejemplo.
Cuando se inicia una colección se suelen usar dos páginas como mínimo, una a la izda y otra a la derecha, aunque se puede reservar un conjunto de páginas consecutivo que se apuntará en el índice como se indicó. En cada página pondremos el título de la colección (para saber que no es la primera podemos añadir algo así com “(continuación)” ). - Las colecciones son extensibles. Cuando vamos rellenando una colección y llegamos a la última página reservada para ella (en la siguiente página hay ya el contenido de otra colección con su título correspendiente) tendremos que añadir otro bloque de páginas al final de la libreta en espacio que no esté ya reservado para otra colección. Pondremos el título de la colección en las páginas y en la entrada del índice añadiremos ese intervalo de página separado por comas del anterior. Para facilitar saber dónde continua cuando llegamos a la última página de un bloque de la colección usaremos punteros, añadiremos tras el número de la última página un “>” y el número de página donde continua, y en la primera de las páginas del siguiente bloque, tras el número de página un “<” y el número de la última página del bloque anterior. Así cuando vamos recorriendo la colección podremos saltar de un punto a otro recorriendo la colección en ambos sentidos fácilmente, sin tener que acudir al índice.
En el índice podremos visualizar fácilmente los diferentes bloques de páginas que componen la colección.
Todos los apartados mencionados hasta ahora, tales como el índice y la leyenda, no son más que colecciones a su vez, con lo que también son extensibles.
Si nos quedamos sin hojas para el índice, podremos usar los punteros para reservar otro bloque de hojas más adelante donde continue el índice, aunque es más claro y más rápido si reservamos el número de hojas suficientes para que todo el índice se encuentre al principio. Dos páginas pueden ser suficiente si no es una libreta con muchísimos apartados.
Una colección puede contener subcolecciones, que no son más que otras colecciones formadas por bloques de hojas que consideramos dependientes de la colección padre.
Para apuntar las subcolecciones y hacer evidente que dependen de la colección padre las podemos apuntar en el índice en lineas debajo de la colección padre pero indentadas hacia dentro, formando un árbol. Esto puede tener el inconveniente de que si no preveemos bien cuáles son las subcolecciones que va a tener y luego pretendemos añadir más, si ya hemos añadido otras colecciones al índice no nos quedará espacio bajo la colección padre donde apuntarlas. Lo podremos hacer al final indicando que es continuación pero resulta menos claro.
También podemos optar por poner en el índice sólo las colecciones padre y no las subcolecciones que puedan formar parte de ella.
En este caso empezaremos entonces la colección con un índice propio de la colección en la primera hoja, donde iremos añadiendo las subcolecciones a medida que lo creamos.
Ello hace más fácil el modificar la estructura de las colecciones y es mucho más flexible.
Las colecciones a crear en nuestra bullet journal quedan a nuestro criterio, podemos agrupar en ellas diferentes temas de nuestro interés, aficiones, listas de la compra, citas que nos gusta recordar… cualquier cosa que se nos ocurra y que nos guste tener agrupado bajo una temática o colección en vez de apuntarlo de forma dispersa en las anotaciones diarias de la libreta.
Pero hay unas colecciones básicas que estarán presentes en toda agenda de bullet journal:
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El índice: ya hemos hablado de él, será la primera colección de la libreta y nos sirve para tener un esquema de la organización de la libreta y saber donde ir a buscar cada apartado o colección.
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La leyenda: se pondrá generalmente a continuación del índice y nos sirve para aclarar el significado de los símbolos empleados en las anotaciones.
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Los objetivos: Es opcional, pero suele ponerse este apartado después de la leyenda. En esta colección apuntaremos los objetivos que nos proponemos a medio y largo plazo y que aún no están desarrollados en un planteamiento de tareas concretas y asignado cuándo se van a abordar. Podremos destacar los que nos sean prioritarios y requerirá desarrollarlos posteriormente mediante una serie de etapas a desarrollar y planteamiento de tareas a ir haciendo para lograr ese objetivos, lo que podremos hacer creando una colección donde desarrollemos el planteamiento de esas tareas (apuntaremos entonces el número de página de inicio de la colección junto al objetivo, cuando lo iniciemos). Pueden ser adecuado dejar una o dos páginas para los objetivos. Siempre será ampliable en un futuro.
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El registro de futuro o calendario a largo plazo. Aquí apuntaremos las citas o tareas que sepamos que tienen una fecha fija con bastante antelación a la fecha en que han de llevarse a cabo, cuando dicho evento no tiene lugar en el mes en curso.
Esto puede ser más adecuado llevarlo en un calendario electrónico por la facilidad de que nos de avisos, aunque los más destacados no estará de más que los apuntemos en la libreta también (o que apuntemos ahí inicialmente para luego traspasarlos el calendario en alguno de los momentos de revisión de la libreta).
El registro de futuro o calendario Empezará poniendo en una página el título y dejando espacio en cada página para uno o dos meses (según lo apretado de nuestra agenda).
Pondremos una linea horizontal para separar los bloques de linea de cada mes y al inicio de cada bloque pondremos el nombre del mes que serán correlativos (si estamos dejando media página para cada mes enero y febrero en la primera página, marzo y abril en la segunda, etc)
Si estamos usando media página para cada mes nos llevará un total de 6 páginas reservar para todo el año, si estamos apuntando tres por página, serán cuatro páginas en total. Será pues un tamaño fijo de páginas.
Cuando tenemos que apuntar una cita en un mes, pones el día del mes seguido del día de la semana y la cita en cuestión en la primera linea disponible del mes. -
El registro mensual: Al incio de cada mes (durante el proceso conocido como migración mensual) en la primera hoja libre iniciaremos la colección correspondiente al mes, poniendo como título el nombre del mes. A continuación pondremos los números correlativos de cada día del mes seguidos del día de semana, uno por linea.
En la página siguiente dejaremos el espacio en blanco para apuntar las tareas del mes que nos proponemos llevar a cabo.
Durante este proceso de creación del registro del mes (migración mensual) consultaremos el registro de futuro (calendario) para trasladar las citas que tengamos apuntadas al día correspondiente del registro mensual.
Analizaremos también las tareas que hayan podido quedar pendientes de finalizar o que no se hayan iniciado aún, valorando si siguen teniendo sentido y prioridad, y apuntándolas a la hoja de tareas del mes.
Analizaremos también la hoja de objetivos o las colecciones que hayamos abierto para desarrollar dichos objetivos, valorando cuáles de esas tareas y objetivos han de llevarse a cabo en el mes en curso y apuntándolos a la lista de tareas mensual. -
Registro diario: al crear la libreta, tras el registro mensual del primer mes (enero si la hemos creado con el año) iniciaremos la colección del registro diario.
Para ello simplemente encabezaremos la hoja con el día del mes y mes correspondiente, seguido del día de la semana. En este caso no se reserva espacio previo, se irá apuntando todo a continuación a lo largo del día.
Analizaremos las tareas pendientes y que hayan de realizarse en ese día, anotándolas como tareas, o las citas que tengamos anotándolas como cita.
A lo largo del día iremos anotando todas las actividades, tareas o citas (reuniones que vayan surgiendo).
Anotaremos también las ideas que se nos ocuran y nos parezcan relevantes como notas, y las citas o cosas que puedan surgir que no se vayan a hacer en ese día sino en fecha futura (anotándolo como evento o tarea y añadiendo la fecha en que se ha de realizar o en que tendrá lugar el evento).
Cuando acabamos una de las tareas anotada la marcaremos como finalizada, si es una tarea larga, que probablemente no acabemos en el día, la marcaremos como iniciada y si la acabamos la pasaremos a finalizada. -
Al final del día llevaremos a cabo el proceso conocido como migración diaria: repasaremos las tareas y eventos anotados en el día y que no estén marcadas como finalizadas.
Decidiremos si la vamos a continuar al día siguiente, en cuyo caso la marcaremos con el símbolo de migrada (“>”) iniciaremos el registro diario del día siguiente (poniendo la fecha del día, en este caso no es necesario que se ponga en el inicio de una nueva hoja, podemos ponerlo a continuación de donde acabó el día anterior) y hacemos una nueva anotación de la tarea copiando el registro de tarea del día que finaliza en el del nuevo día.
Si decidimos que la continuación de la tarea habrá de llevarse acabo más adelante (porque no tenemos tiempo al día siguiente o porque estamos esperando por una respuesta por ejemplo) entonces marcaremos la tarea como agendada (“<”). Si la tarea espera llevarse acabo en el mes la pasaremos al registro mensual anotándola en la lista de tareas (podemos anotar a continuación el número de página en que se agendó la tarea) o bien si se ha de llevar a cabo en un futuro, en el registro de futuro (si sabemos la fecha) o en los objetivos si no lo sabemos (o una lista de tareas pendientes que creemos al efecto ).
Las citas o tareas anotadas durante el día con fecha concreta (que hayan surgido a lo largo de la jornada) las añadiremos al registro de futuro (o al calendario electrónico) o al registro mensual si han corresponden al mes en curso del que ya tenemos abierto un registro mensual y las marcaremos como agendadas. -
Al inicio del día acudiremos al registro diario de la libreta para decidir en qué tareas tienen prioridad, el tiempo que les vamos a dedicar a cada una y el momento en que lo haremos: planificar el día.
A medida que surgen nuevas tareas o cosas que anotar lo iremos haciendo y al final del día en el proceso de migración se pasarán a donde les corresponda.
Si una tarea o cita se cancela, se marcará como cancelada (tachándola).
Ese es a grandes rasgos el funcionamiento de un bullet journal.
Un resumen de lo aprendido leyendo el libro y en mis primeros pasos de abrir la libreta.
Ahora tocará ir practicando y adaptándolo a las necesidades de cada uno, resolviendo los retos que se presenten en su uso creando nuevas colecciones o nuevas formas de anotación para resolverlos.
